Как списать подотчетные суммы, полученные ранее по карте или наличным путем?

Порядок учета подотчетных сумм прописан в Правилах ведения бухгалтерского учета.
Подотчетные суммы выдаются работникам субъекта, а также работникам направляющей стороны для различных целей:
на покупку товара;
на покупку авиа- и ж/д билетов;
для расчетов с поставщиками за уже полученные услуги;
для взноса денежных средств на расчетный счет и т. д.
Работник – физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем и непосредственно выполняющее работу по трудовому договору.
ВЫВОД:
НЕ работникам, выдавать в подотчёт нельзя!

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого работника.
Выдача денежных средств в подотчет может быть произведена наличным или безналичным путем.
Учетной политикой могут быть установлены сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств в зависимости от назначения выданных денежных средств.
Авансовый отчет должен быть подписан руководством компании и сдан в бухгалтерскую службу. Бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи Авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.
Вместе с Авансовым отчетом работник должен предоставить первичные документы, которые будут подтверждать расходование средств на нужды компании.

Первичные учетные документы - документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Пакет документов, предоставляемых вместе с Авансовым отчетом, зависит от того, для каких целей были выданы деньги в подотчет.
1.   Если денежные средства выданы на покупку авиа- или ж/д билетов:
• Билет;
• Чек ККМ.
На проездные билеты счета-фактуры не выставляются, НДС в зачет можно отнести по самому билету (ст. 400 НК РК).
2. Если денежные средства выданы на приобретение материалов:
• Накладная на отпуск запасов на сторону;
• Счет-фактура (при необходимости);
• Чек ККМ или квитанция об оплате.
3. Если денежные средства выданы на оплату услуг/работ:
• Акт выполненных работ;
• Счет-фактура (при необходимости);
• Чек ККМ или квитанция об оплате.
4. Если денежные средства выданы в связи с командировкой:
• Акт выполненных работ (на услуги гостиницы);
• Счет-фактура (при необходимости);
• Чек ККМ или квитанция об оплате.

Документы должны быть оформлены на компанию с корректно заполненными реквизитами.

Учётной политикой должны быть предусмотрены сроки возврата неизрасходованных средств в кассу компании. Возврат неизрасходованных денежных средств подотчетником оформляется Приходным кассовым ордером, форма которого утверждена Приказом 562, подписанным главным бухгалтером или лицом на то уполномоченным руководством субъекта